Projekt des BMAS: Optimiertes Meldeverfahren in der sozialen Sicherung (OMS)

Im September 2011 hat das Bundeskabinett das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) beauftragt, zu prüfen, inwieweit die bestehenden Meldewege zwischen Arbeitgebern und Sozialversicherungsträgern unter Nutzung der bei dem ELENA-Verfahren gewonnenen Erfahrungen zur Optimierung und Vereinfachung der elektronischen Meldeverfahren genutzt werden können. Nach Beschluss der Gesellschafter im Jahr 2011 hatte die ITSG einen Projektantrag zur Begleitung dieses Projektes an das BMAS gerichtet. Der Zuwendungsbescheid für die Erstellung einer Machbarkeitsstudie  wurde im Februar 2012 erteilt.

Die ITSG hat nach intensiver Arbeit mit den Verfahrensbeteiligten im Dezember 2013 die Dokumentation des ersten Projektabschnitts und im Dezember 2014 die Dokumentation des zweiten Projektabschnitts vorgelegt.

Projektabschnitt 1 (2012 – 2013)

Dargestellt wurden die Untersuchungsergebnisse einer Vielzahl von Vorschlägen, die aus der Praxis zur Verbesserung der Beitrags-, Melde- und Antragsverfahren unterbreitet wurden.

Als wesentliche Ergebnisse des Projektes OMS wurden erarbeitet:

• Mit der Darstellung der Geschäftsprozesse, der technischen Verfahren und der Ermittlung des Erfüllungsaufwands liegt erstmalig eine transparente, umfassende und organisationsübergreifende Dokumentation der Verfahren in der sozialen Sicherung vor.
• Für die Verfahren in der sozialen Sicherung wurde bereits in der Vergangenheit ein leistungsfähiges Kommunikationsverfahren in Form einer „elektronischen Autobahn“ eingerichtet, das in Bezug auf die Anzahl der Teilnehmer und Organisationen, der Anzahl der Fachverfahren und dem Umfang der Datenlieferungen an die jeweiligen Anforderungen ohne umfassende und kostenintensive Anpassungen optimiert bzw. ausgebaut werden kann.
• Wesentliche Verbesserungen mit hoher Wirkung können durch die gezielte Betrachtung der Geschäftsprozesse der beteiligten Teilnehmergruppen und der Ableitung der erforderlichen Maßnahmen erreicht werden. Dabei ist insbesondere die Heterogenität der Verfahrensbeteiligten (zum Beispiel kleine und große Arbeitgeber) in Bezug auf die Machbarkeit und Wirkung zu berücksichtigen.
• Eine verbesserte Kommunikation zwischen den Beteiligten schafft Sicherheit, Durchgängigkeit, Transparenz sowie die Basis für die qualitativ hochwertige Umsetzung der Verfahren.
• Eine Umstellung von papierbasierenden Verfahren auf den elektronischen Datenaustausch ohne Berücksichtigung der Geschäftsprozesse der Teilnehmer erzeugt nur eine begrenzte Wirkung. Auch bestehende Facherfahren können daher weiter verbessert werden.
• Die teilweise unterschiedlichen Bezeichnungen in Fachverfahren für Datenfelder, die damit verknüpften Prüfungen von Datenfeldern und die daran angebundenen Fehlermeldungen und Hinweise müssen vereinheitlich werden. In einem für alle Verfahrensteilnehmer zugänglichen Data Dictionary sollten die harmonisierten Bezeichnungen und Funktionen zur Verfügung stehen und dadurch die Aufwände für Fehlerbehebung und Programmierung reduziert werden.
• Grundsätzlich könnten technische Prozesse auch gemeinsam mit angrenzenden Verfahren (zum Beispiel ELSTER) gestaltet und genutzt werden. Zu bewerten ist aber jeweils die Relation des möglichen Anpassungsaufwands zu den damit verbundenen Kosten in einem Massenverfahren.

Die ersten Ergebnisse aus den Arbeiten in den Jahren 2012/2013 mündeten im Herbst 2014 in den Entwurf des 5. SGB IV Änderungsgesetz. Das Gesetz soll im Frühjahr 2015 in Kraft gesetzt werden.

Projektabschnitt 2 (2014)

Aufgrund der Vielzahl von Optimierungsvorschlägen war bereits im Dezember 2012 absehbar, dass im Rahmen der vorgegebenen Projektlaufzeit nicht alle vorliegenden Optimierungsvorschläge bearbeitet werden können. Das BMAS bekundete Interesse, das Projekt OMS fortzuführen. Die Gesellschafter beauftragten die ITSG mit der Übernahme der Aufgaben zur Fortführung der Erstellung der Machbarkeitsstudie im Projekt OMS im Jahre 2014. Das BMAS hat dem Antrag entsprochen und einen Änderungsbescheid für eine einjährige Verlängerung erteilt.

Als wesentliche Ergebnisse dieses Projektabschnitts wurden erarbeitet:

Arbeitsblock 1 – „Betrachtete Optimierungsvorschläge“

Die noch nicht bearbeiteten Optimierungsvorschläge (OV) wurden hinsichtlich einer möglichen Umsetzung geprüft und bewertet. Dazu wurden die erforderlichen Anpassungen der technischen und organisatorischen Richtlinien aufgezeigt.

Arbeitsblock 2 – „Fortschreibung der IST-Dokumentation“

Die im ersten Projektabschnitt erstellte Bestandsaufnahme der Fachverfahren und der technischen Umsetzung wurde in Bezug auf Änderungen und Ergänzungen im Jahre 2014 aktualisiert.

Arbeitsblock 3 – „Analyse Erfüllungsaufwand Szenario 0“

Die Konsequenzen aus dem für „OMS“ erstellten Bericht des Statistischen Bundesamtes „Erfüllungsaufwand ausgewählter Meldeverfahren in der sozialen Sicherung, Szenario 0, IST-Aufnahme“ wurde in die Gesamtbetrachtung aller Optimierungsvorschläge einbezogen. Der Schwerpunkt lag dabei auf den Geschäftsprozessen der Arbeitgeber

Arbeitsblock 4 – „Pilotanwendungen Informationsportal und Antragswesen“

In der Projektarbeit wurde erkannt, dass für Melde- und Antragsverfahren teilweise umfassende, komplexe Kenntnisse der Sozialversicherungs-verfahren vom Meldenden bzw. Antragsteller erwartet werden, um die korrekten Informationen zu erfassen. Es wurde der Prototyp eines Informationsportals erstellt, das auf die Fachverfahren der Sozial-versicherung ausgelegt ist. Das Informationsportal ist nur der Wegweiser auf die Online-Anwendungen bzw. Informationsportale der Sozialver-sicherungsträger ausgelegt. Es ist keine operative Einheit, In Kombination mit dem Informations- und Antragsportal wurde ein zentrales Authentisierungs- und Zuweisungsmodul IAM (Identity and Access Management) erstellt, das dem Nutzer die Möglichkeit gibt, ein sog. Single-Sign-On durchzuführen.

Arbeitsblock 5 – „Prototypischer Einsatz von APPs“

Abgeleitet aus den Arbeiten im Projektabschnitt 1 wurde eine „SV-APP“ für Mobile Devices wie Smartphones oder Tablet Computer zur Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen erstellt. Zur vereinfachten Identifikation und Adressierung wurde die Gesund-heitskarte für Anmeldungen zur Sozialversicherung, die an Krankenkassen übermittelt werden, erprobt. Für die Abgabe von Sofortmeldungen an die DRV Bund wurde die Erfassung von QR-Codes in Verbindung mit dem (Sozial-) Versicherungsausweis als zusätzlichem Identifikationsträger genutzt.

Arbeitsblock 6 – „Data Dictionary“

Es wurde nachgewiesen, dass ein Data Dictionary von allen Organisationen der Sozialversicherung für die Pflege und Neugestaltung von Daten-strukturen zu Fachverfahren genutzt werden kann. Dazu muss aber das bestehende Data Dictionary des GKV-Spitzenverbandes zwangsläufig um Funktionen und Schnittstellen erweitert werden.