Datenschutzhinweise für Bewerbungen bei der ITSG GmbH

Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

1. Verantwortliche im Sinne der Art. 13 Nr. 1 lit. a und b und 14 Nr. 1 lit. a und b DSGVO

ITSG GmbH, vertreten durch den Geschäftsführer Harald Flex

Seligenstädter Grund 11

63150 Heusenstamm

E-Mail: kontakt@itsg.de

Tel.: 06104-60050-0

 

Der Datenschutzbeauftragte

ITSG GmbH

Seligenstädter Grund 11

63150 Heusenstamm

E-Mail: datenschutz@itsg.de

Tel.: 06104-60050-244

2. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten, im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Die Daten entstammen Ihren per E-Mail eingegangenen digitalen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweis über eine Schwerbehinderung).

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt oder über von Ihnen beauftragte Personen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhalten:

  • Stammdaten: Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse, Fax, falls angegeben Geburtsdatum, Schwerbehinderung oder Gleichstellung als schwerbehinderte Person
  • Grund für das angestrebte Praktikum (nur im Falle einer Bewerbung für einen Praktikumsplatz)
  • Im Falle einer Bewerbung um einen Ausbildungsplatz: Beginn und Ende der Schulausbildung, Art der Schule, Art des Abschlusses, Gesamtnotendurchschnitt des letzten Zeugnisses ohne Kopfnoten
  • Qualifikationsdaten hinsichtlich Sprach- und IT-Kenntnisse
  • Daten über die Ausbildung: unter anderem Schule, Universität bzw. Hochschule, betriebliche Ausbildung
  • Daten aus Arbeitszeugnissen über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse: beispielsweise Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen
  • Daten über außerberufliche Interessen wie Hobbies, ehrenamtliches Engagement
  • Passbild
  • Ob es sich um eine interne Bewerbung handelt

Weiterhin werden verarbeitet:

  • Kommunikationsdaten: Gesprächsinhalte und sonstige Daten, die im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen anfallen
  • Datenschutzrechtliche Erklärungen:

– Einwilligungserklärung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten

– Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen

– Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten

– Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

3. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Grundsätzlich kommen als Zweck der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Ihre personenbezogenen Daten werden wie folgt verarbeitet:

  • Für die Vertragsanbahnung einschließlich der Kommunikation mit der betroffenen Person werden Daten verarbeitet. Gleiches gilt auch nach Zustandekommen eines Arbeitsverhältnisses. In diesem Fall werden Daten in die Personalakte aufgenommen. Es handelt sich um Stammdaten, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Passbild, Daten, ob es sich um eine/einen interne/internen Bewerberin/Bewerber handelt, Kommunikationsdaten sowie anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen. Diese Daten dienen als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung (z. B. Erkennen von Fortbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten/-bedarf je nach Vorkenntnissen, Einsatzmöglichkeiten je nach vorhandenen Qualifikationen etc.). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO.
  • Es werden Informationen verarbeitet, aus denen sich ergibt, ob es sich um eine Mehrfachbewerbung und/oder eine/einen internen Bewerberin/Bewerber handelt. Damit soll die Stellenbesetzung besser koordiniert und eine für alle Beteiligten möglichst effiziente und zufriedenstellende Lösung gefunden werden. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
  • Aufgrund des Bewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche entstehen. Die erhobenen Daten sind erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potenziellen) Rechtsansprüche. Es werden insoweit Stammdaten und Kommunikationsdaten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet.
  • Die Verwaltung von datenschutzrechtlichen Einwilligungs- und Widerrufserklärungen (Einwilligungsmanagement) erfordert die Verarbeitung der Stammdaten und datenschutzrechtlichen Erklärungen. Sie richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
  • Das Betroffenenrechtemanagement (Bearbeiterin/Bearbeiter von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen) macht die Verarbeitung aller Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind, notwendig. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Wer bekommt Ihre Daten?

Ihre Daten erhält die Personalabteilung der ITSG GmbH in Heusenstamm. Dort werden die Daten gespeichert und verarbeitet. Soweit Ihre Unterlagen nicht an dem dafür bestimmten Standort der ITSG GmbH eingehen, werden diese im Rahmen der Verarbeitung an die zutreffende Stelle weitergeleitet.

Initiativbewerbung

Wenn Sie uns eine Initiativbewerbung gesendet und bei Ihrer Bewerbung mitgeteilt haben, für welche Aufgabengebiete Sie sich interessieren, werden Ihre Daten den entsprechenden Fachabteilungen vorgelegt. Haben Sie keinen Aufgabenbereich erwähnt, werden Ihre Daten den Fachabteilungen unseres Hauses zur Verfügung gestellt, die Aufgaben erledigen, die Ihrem Qualifikationsprofil entsprechen und die über Vakanzen verfügen. Die angesprochenen Fachabteilungen prüfen anhand Ihrer Daten eine mögliche Berücksichtigung in einem Auswahlverfahren. Gleiches gilt für Praktikumsbewerbungen und Bewerbungen studentischer Hilfskräfte.

Bewerbung auf eine konkrete Stelle

Wenn Sie sich auf eine ausgeschriebene Stelle beworben haben, werden Ihre Daten der ausschreibenden Fachabteilung zur Verfügung gestellt. Gleiches gilt für Bewerbungen um Ausbildungs- und Praktikumsplätze sowie studentische Hilfskräfte.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Arbeitsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum kommt, werden die Daten in die Personalakte überführt. Anderenfalls endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage bei der Bewerberin oder dem Bewerber. Spätestens sechs Monate nach Zugang der Absage werden Ihre Daten aus dem Mailsystem gelöscht. Sollten Ihre Daten durch einen von uns beauftragten Personaldienstleister übermittelt worden sein, verlängert sich die Speicherdauer um weitere 6 Monate.

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist, werden die Daten weder anonymisiert noch gelöscht.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation findet nicht statt.

7. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Ihr Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Löschungs-, Unterrichtungs-, Übertragungs-, Widerspruchs- und Beschwerderecht ist gesondert beschrieben. Lesen Sie dazu bitte den Abschnitt „Ihre Rechte“ in den Datenschutzrichtlinien der ITSG GmbH unter https://www.itsg.de/datenschutz/.

Sollten Sie Widerspruch im Rahmen des Bewerbungsverfahrens einlegen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten in diesem Fall nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und ist an die Personalabteilung der ITSG GmbH, Seligenstädter Grund 11, 63150 Heusenstamm zu richten.

8. Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung gemäß der jeweiligen Stellenausschreibung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir Ihre Aufnahme in den Bewerbungsprozess ablehnen müssen.

9. Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Unsere Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

10. Werden Ihre Daten für die Profilbildung genutzt?

Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen. Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt.

Datenschutzhinweise für Bewerbungen bei der ITSG GmbH als PDF zum Download

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