Systemuntersuchung – ein Blick hinter die Kulissen
Bei den Programmen, die wir untersuchen, handelt es sich um Softwareprodukte für die Entgeltabrechnung. Nur wenn diese Systeme richtig arbeiten, erhalten die Sozialversicherungen die korrekten Beiträge und das ist wichtig für Arbeitgebende wie für Arbeiternehmende. Arbeitnehmende können darauf vertrauen, dass sie beispielsweise ihre Rente erwartungsgemäß aufbauen. Und Arbeitgebende können einer Betriebsprüfung gelassen entgegensehen, sobald sie den Lohn richtig eingegeben haben. Sie müssen weder Nachforderungen noch Säumniszuschläge wegen Fehlern in der Software fürchten.
Die Erstzulassung ist aufwändig
Wenn ein Anbieter seine Software zertifizieren lassen muss, was kommt auf ihn zu? Dazu Katharina, Systemuntersucherin: „Viel Papier und viel Beratung! (lacht). Wir gehen mit ihnen jede Menge Grundsätze durch, anschließend das 600seitige Pflichtenheft. Dazu haben wir Aufgaben und Testfälle definiert und wir bieten viele Informationen auf unserer Website gkv-ag.de. Und wenn sie sich dann entschließen, in die Entwicklung zu gehen, beginnt unsere Beratung.“
Wenn ein Anbieter soweit alles umgesetzt hat, beginnt die Erstzertifizierung. Die nimmt mehrere Tage in Anspruch. Katharina erklärt: „Wir kommen da alle zusammen zum Unternehmen: Berater aus Systemuntersuchung der ITSG und dazu Vertreter der Deutschen Rentenversicherung und der Gesetzlichen Unfallversicherung. Das ist sozusagen die theoretische Prüfung.“
Dann kommt der Praxistest: Der Anbieter muss zwei, drei reale Kunden für sich gewinnen, die ihr altes System verlassen und auf seins umsteigen. Diese Kunden müssen mit dem neuen Programm mindestens drei Monate die Entgeltabrechnung durchführen. Dann schaut das Team der Systemuntersuchung unter Federführung der Deutschen Rentenversicherung bei diesen Arbeitgebern/Kunden, ob das neue Programm fehlerfrei arbeitet. Und erst dann ist das Programm zertifiziert. Danach wird der Anbieter jährlich überprüft, ob er alle Gesetzesänderungen umgesetzt hat, die seit der Zertifizierung in Kraft getreten sind.
Wenn alles gut geht, erhält der Softwareersteller für die Entgeltabrechnung ein Zertifikat der ITSG GmbH.
Die Systemuntersuchung prüft übrigens nur die Meldungen, um die korrekte Beitragsermittlung und um die Erstellung bestimmter maschinell erstellter Bescheinigungen an die Sozialversicherungsträger – um das korrekte Abführen von Steuern kümmert sie sich nicht. Andererseits prüft die Systemuntersuchung aber auch Programme für Zahlstellen (wenn Arbeitgeber oder beauftragte Stellen eine Betriebsrente auszahlen) und für Zeiterfassungssysteme (wegen der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung). Der Schwerpunkt liegt aber auf der Entgeltabrechnung.
Einmal im Jahr zum „System-TÜV“
Und während es mehrere TÜV-Gesellschaften in Deutschland gibt, ist die Systemuntersuchung einzigartig – auch in der Welt. Dabei prüfen die Systemuntersucher nicht nur, sondern sie beraten auch. Wenn beispielsweise wegen Gesetzesänderungen die Software angepasst werden muss, erhalten sie Unterstützung durch die Systemuntersuchung. Kommt es vor, dass Anbieter nicht kooperieren, wenn Mängel festgestellt werden? Gerald: „Eine Reaktion wie ‘Ach, das interessiert uns nicht‘, ist äußerst selten. Denn da sind echte Arbeitgeber, echte Arbeitnehmer betroffen, wenn die Software Fehler enthält. Die Arbeitgeber können straffällig werden, wenn sie vorsätzlich Beiträge nicht korrekt berechnen und abführen. Insofern reagieren die Softwareersteller eigentlich immer sofort.“
Wie wird man Systemprüferin oder Systemprüfer?
Eins ist klar: Um einen klassischen Ausbildungsberuf handelt es sich nicht. Andreas, Systemprüfer, erklärt: „Wir haben langjährige Erfahrungen bei Krankenkassen, bei Rentenversicherungen, vornehmlich im Versicherungs- und Beitragsrecht und wir arbeiten alle schon sehr lange mit Gesetzen.“ Oder die Erfahrung resultiert aus der Softwareentwicklung von Entgeltabrechnungsprogrammen selber.
Was macht euch Spaß an der Arbeit in der Systemprüfung?
Andreas: Es ist auch dieser Mix: Einerseits wälzt man im Innendienst Gesetze, andererseits ist man viel auf Reisen, lernt viele Unternehmen, Menschen und Städte kennen. Wir sind ja in ganz Deutschland unterwegs.
Insider Fact zum Schluss
Die Systemuntersucher nennen sich selbst „Kernteam“. Warum? Das weiß keiner so recht. Immerhin gibt es die Systemuntersuchung schon seit 24 Jahren, da können Begriffe auch „historisch wachsen“, wie ein Kollege meinte 🙂