Zertifikat beantragen

Hier erfahren Sie, wie Sie ein Zertifikat beantragen können.

So funktioniert's

Der Ablauf

Um am sicheren Datenaustausch im Gesundheits- und Sozialwesen teilzunehmen, stellen Sie zunächst einen Antrag. Unsere Registrierungsstelle prüft Ihre Angaben und leitet bei erfolgreicher Prüfung die Erstellung Ihres Zertifikats ein. Danach signiert das Trust Center Ihren öffentlichen Schlüssel mit einem eigenen Zertifikat und stellt den öffentlichen Schlüssel in das öffentliche Schlüsselverzeichnis.

Üblicherweise können Sie über Ihr Entgeltabrechnungsprogramm einen Zertifizierungsantrag erstellen. Bitte beachten Sie, dass während der Beantragungsphase keine wiederholte Schlüssel-Generierung durchgeführt werden darf, da es sonst zu Problemen mit dem Einlesen des beantragten Zertifikates kommt.

Hinweise, Unterlagen, Antragsverfolgung und mehr

Antragsvarianten beim ITSG Trust Center

Wenn Sie zum ersten Mal ein Zertifikat beantragen, können Sie diesen Antrag nur schriftlich (papiergebunden) einreichen. Dazu drucken Sie den Antrag, den Sie in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm finden, aus. Sollte Ihre Software keinen Ausdruck erlauben, können Sie unseren Musterantrag verwenden. Folgeaufträge sind jedoch nur online (papierlos) zu stellen. Dafür können Sie über die Online-Schnittstelle (OSTC) automatisiert einen Folgeauftrag übermitteln. Wenn Sie stattdessen einen schriftlichen Folgeantrag stellen, wird dieser wie ein Erstantrag behandelt. Dasselbe gilt, wenn Sie für weitere Betriebs- oder IK-Nummer Zertifikate beantragen möchten.

Wichtige Hinweise zur Beantragung, Folgeaufträgen und Verwendung von Zertifikaten

Im Datenaustauschverfahren ist pro Arbeitgeber oder Leistungserbringer nur ein Zertifikat für eine Betriebsnummer, gesonderte Absendernummer, Hochschulnummer, Zahlstellennummer oder ein Institutionskennzeichen erlaubt. Bei mehreren gültigen Zertifikaten zu einer Betriebsnummer oder einem IK kann gemäß den Spezifikationen für den Datenaustausch nur das Zertifikat mit der jüngsten Gültigkeit verwendet werden. Andernfalls kann es zu Verarbeitungsproblemen mit Rückmeldungen kommen.

Die Zertifikate werden üblicherweise direkt nach der Beantragung mit einer Gültigkeit drei Jahren ab dem Erstellungsdatum veröffentlicht. Individuelle Kundenanforderungen bezüglich des Gültigkeitszeitraums auch zum Vorgängerzertifikat können nicht berücksichtigt werden, d. h. ein neues Zertifikat beginnt mit der Beauftragung, und nicht mit dem Enddatum eines bestehenden Zertifikats.
Das Trust Center empfiehlt für Folgeanträge die Beantragung eines neuen Zertifikats für das PKCS-Verfahren zwei bis vier Wochen vor Ablauf der Gültigkeit eines bestehenden Zertifikats, um eine lückenlose Fortführung des elektronischen Datenaustauschs zu ermöglichen.
Bitte beachten Sie, dass ein Folgeantrag sich nicht auf alle erneuten Anträge eines Antragstellers bezieht, sondern ausschließlich auf einen papierlosen Online-Folgeantrag, da hier mit einem gültigen Zertifikat die Online-Antragsdaten signiert werden. Ohne ein gültiges Zertifikat ist ein Online-Folgeantrag nicht möglich und die Anträge werden wie ein papiergebundener Erstantrag behandelt.

Unterlagen zum Antrag eines Zertifikats

Wichtig: Bitte nutzen Sie bevorzugt den Antrag aus Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm! Nur wenn diese Software keinen Ausdruck des Antrags zulässt, sollten Sie unseren Musterantrag verwenden. In diesem Fall müssen Sie den Antrag mit einem zweiten Blatt ergänzen. Dieses Beiblatt muss enthalten:

Hashcode/Fingerprint Ihres elektronischen Schlüssels aus der Entgeltabrechnungssoftware (SHA256 Hash-Algorithmus)
Betriebsnummer gesonderte Absendernummer, Hochschulnummer, Zahlstellennummer oder Institutionskennzeichen
Name des Antragsstellers (Firma/Institution)
Name des verantwortlichen Ansprechpartners
Unterschrift des Ansprechpartners

Laden Sie hier die nötigen Unterlagen für den Antrag herunter, wenn Sie ihn nicht aus Ihrer Entgeltabrechnungssoftware heraus erstellen können:

Die Leistungsbeschreibung des Trust Center können Sie sich hier herunterladen:

Leistungsbeschreibung Trust Center (PDF)

Antrag stornieren oder Zertifikat sperren

Wenn Sie Ihren Antrag stornieren oder Ihr Zertifikat sperren lassen möchten, können Sie dafür die folgenden Antragsvorlagen nutzen:

• Stornoanfrage (PDF)

• Antrag zur Sperrung eines Zertifikates (PDF)

Tipp: Lesen Sie auch unsere FAQ, um mehr Details zur Beantragung, Sperrung oder Stornierung zu erfahren.

Online-Antragsverfolgung

Über die Online-Antragsverfolgung erhalten Sie eine Status-Übersicht Ihres Zertifizierungsantrages. Zudem können Sie hier die gültigen Zertifikate herunterladen.

Im Zuge der Bearbeitung eines schriftlichen Zertifizierungsantrages erhalten Sie eine Auftragsnummer per E-Mail. Bei Online-Anträgen wird direkt nach erfolgreicher Übermittlung der Online-Daten eine Auftragsnummer online vergeben.

Die Bearbeitungszeit für die Zertifizierung beträgt derzeit ca. 3 bis 4 Werktage.

Hier gelangen Sie zur Online Antragsverfolgung.

Preise für ein Zertifikat

Bitte beachten Sie auch die Leistungsbeschreibung des Trust Centers (PDF) und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der ITSG GmbH (PDF).

Die Dienstleistungen werden wie folgt berechnet:

Erstanträge und erneute Anträge werden in 2022 mit 60 Euro, ab Januar 2023 mit 99 Euro zzgl. der geltenden MwSt. berechnet

Bitte beachten Sie die Information zum neuen Antragsverfahren ab Januar 2023 auf dieser Web-Seite des Trust Centers. Erstanträge und erneute Anträge für ein weiteres Zertifikat zu einer Betriebsnummer, gesonderte Absendernummer, Hochschulnummer, Zahlstellennummer, Testbetriebsnummer oder Institutionskennzeichen werden wie ein Erstantrag eingestuft, auch wenn zusätzlich die Antragsdaten über die Online-Schnittstelle (OSTC) übermittelt werden.

Online-Folgeanträge über die Online-Schnittstelle (OSTC) werden in 2022 mit 48 Euro, ab Januar 2023 mit 72 Euro zzgl. der geltenden MwSt. berechnet

Für Online-Folgeanträge gelten die folgenden Voraussetzungen:

Zugelassene Software zur Nutzung der OSTC und somit Online-Beantragung ohne Registrierungsportal
Ein gültiges Zertifikat vom ITSG-Trust Center zur Authentifizierung
Die Firmendaten und die Kontaktperson im bestehenden Zertifikat dürfen sich nicht im neuen Zertifikat ändern
Erstellung eines Zertifikats bei fehlerfreier Beantragung und ohne Eingriff eines Sachbearbeiters

Die Antragsdaten müssen automatisiert aus einer zugelassenen Software (z. B. dakota oder andere) über die Online-Schnittstelle (OSTC) übertragen werden. Eine manuelle Übermittlung per Post, Upload oder E-Mail zählt nicht dazu.

In Einzelfällen kann es vorkommen, dass bei der nachfolgenden Bearbeitung eines Online-Folgeantrags trotzdem ein Fehler in der übermittelten Schlüsseldatei festgestellt wird. Durch den Mehraufwand mit einer Korrektur durch den Antragsteller können wir den reduzierten Preis nicht mehr gewähren, sondern müssen den Preis wie beim Erstantrag berechnen.

Zusatzregistrierungen von Meldestellen werden ab dem 01.07.2023 mit 36 Euro zzgl. der geltenden MwSt. berechnet

Arbeitgeber, Leistungserbringer oder Rechenzentren, die mit dem für Ihre Betriebsnummer, gesonderte Absendernummer, oder Institutionskennzeichen ausgestellten Zertifikat Meldungen für weitere Nummern übertragen, gelten als Meldestelle. Wenn man für weitere Betriebsnummern oder Institutionskennzeichen Meldungen abgeben möchte, kann man entweder für jede Nummer ein eigenes Zertifikat beantragen, oder ein Zertifikat als Meldestelle beantragen.

Meldestellen müssen unabhängig vom Ablauf ihrer bestehenden Zertifikate im 1. Halbjahr 2023 eine Eigenerklärung abgeben, dass sie ihre meldepflichtigen Mandanten eindeutig identifiziert haben. Zur Registrierung als Meldestelle muss ab 2023 jedem Zertifizierungsantrag zusätzlich eine Eigenerklärung (PDF-Dokument) beigefügt werden. Das Formular zur Eigenerklärung für eine Meldestelle finden Sie hier zum Download.