Zertifikat beantragen

Das Trust Center bietet die drei grundlegenden Antragformen Erstantrag, erneuter Antrag und Online-Folgeantrag über die OSTC-Onlineschnittstelle an.

• Bei allen Erstanträgen muss eine Registrierung über das Trust Center Registrierungsportal durchgeführt werden. Diese Anträge können ohne oder zusätzlich mit OSTC-Onlineschnittstelle durchgeführt werden. Dies ist abhängig, ob die verwendete Software die Onlineschnittstelle des Trust Centers unterstützt. Für einzelne Teilnehmergruppen sind Online-Anträge über die OSTC-Onlineschnittstelle nicht zulässig, z.B. Datenannahmestellen.
• Bei erneuten Anträgen erfolgt die Beantragung wie bei Erstanträgen mit einer Registrierung und gilt für Antragsteller, deren Software die OSTC-Onlineschnittstelle nicht unterstützt und somit keinen Online-Folgeantrag stellen können.
• Bei einem Online-Folgeantrag über die OSTC-Onlineschnittstelle erfolgt die komplette Antragsabwicklung mit der verwendeten Software über die Onlineschnittstelle des Trust Centers ohne Registrierungsportal.

Online-Folgeanträge über die OSTC-Onlineschnittstelle setzen voraus, dass die verwendete Software die Onlineschnittstelle unterstützt, ein noch gültiges Zertifikat vom ITSG Trust Center zur elektronischen Signatur der Antragsdaten verwendet wird und sich die Kontaktperson im gültigen Zertifikat auch für das neue Zertifikat nicht ändert.

Zu beachten: Für einzelne Teilnehmergruppen sind Online-Folgeanträge nicht zulässig, z.B. Datenannahmestellen, Meldestellen und Anträge mit Testbetriebsnummern. Treffen die Voraussetzungen für einen Online-Folgeantrag nicht zu, dann ist ein Erstantrag oder erneuter Antrag über das Trust Center Registrierungsportal durchzuführen.

Im Datenaustauschverfahren ist pro Arbeitgeber oder Leistungserbringer nur ein Zertifikat für eine Betriebsnummer, gesonderte Absendernummer, Hochschulnummer, Zahlstellennummer oder ein Institutionskennzeichen erlaubt. Bei mehreren gültigen Zertifikaten zu einer Betriebsnummer oder einem IK kann gemäß den Spezifikationen für den Datenaustausch nur das Zertifikat mit der jüngsten Gültigkeit verwendet werden. Andernfalls kann es zu Verarbeitungsproblemen mit Rückmeldungen kommen.

• Die Zertifikate werden üblicherweise direkt nach der Beantragung mit einer Gültigkeit drei Jahren ab dem Erstellungsdatum veröffentlicht. Individuelle Kundenanforderungen bezüglich des Gültigkeitszeitraums auch zum Vorgängerzertifikat können nicht berücksichtigt werden, d. h. ein neues Zertifikat beginnt mit der Beauftragung, und nicht mit dem Enddatum eines bestehenden Zertifikats.
• Das Trust Center empfiehlt für Folgeanträge die Beantragung eines neuen Zertifikats für das PKCS-Verfahren zwei bis vier Wochen vor Ablauf der Gültigkeit eines bestehenden Zertifikats, um eine lückenlose Fortführung des elektronischen Datenaustauschs zu ermöglichen.
• Bitte beachten Sie, dass ein Folgeantrag sich nicht auf alle erneuten Anträge eines Antragstellers bezieht, sondern ausschließlich auf einen papierlosen Online-Folgeantrag, da hier mit einem gültigen Zertifikat die Online-Antragsdaten signiert werden. Ohne ein gültiges Zertifikat ist ein Online-Folgeantrag nicht möglich und die Anträge werden wie ein papiergebundener Erstantrag behandelt.

Arbeitgeber, Leistungserbringer oder Rechenzentren, die mit dem für Ihre Betriebsnummer, gesonderte Absendernummer oder Institutionskennzeichen ausgestellten Zertifikat Meldungen für weitere Nummern übertragen, gelten als Meldestelle. Wenn man für weitere Betriebsnummern oder Institutionskennzeichen Meldungen abgeben möchte, kann man entweder für jede Nummer ein eigenes Zertifikat beantragen oder ein Zertifikat als Meldestelle beantragen.

Üblicherweise sind Meldestellen z.B. Steuerberater, oder große Firmen mit zentraler Entgeltabrechnung für Ihre Tochterunternehmen/Zweigstellen oder Rechenzentren (Dienstleister). Zudem gilt dies auch für jede gesonderte Absendernummer mit einem Zertifikat, da hier bereits Meldungen zu einer Betriebsnummer über die abweichende Absendernummer mit Zertifikat übermittelt werden. Manche Rechenzentren verwenden für mehrere getrennte Systeme mehrere gesonderte Absendernummern jeweils mit einem Zertifikat. Hier ist für jede gesonderte Absendernummer mit einem Zertifikat eine Eigenerklärung abzugeben. Senden Sie uns nur eine Eigenerklärung für Ihre Meldestelle zu Ihrer Betriebsnummer, gesonderte Absendernummer oder Institutionskennzeichen ausgestellten Zertifikat, nicht aber Ihrer Mandanten.

Meldestellen müssen unabhängig vom Ablauf ihrer bestehenden Zertifikate im 1. Halbjahr 2023 eine Eigenerklärung abgeben, dass sie ihre meldepflichtigen Mandanten eindeutig identifiziert haben. Zur Registrierung als Meldestelle muss ab dem 01.07 2023 jedem Zertifizierungsantrag zusätzlich eine Eigenerklärung (PDF-Dokument) beigefügt werden. Das Formular zur Eigenerklärung für eine Meldestelle finden Sie hier zum Download.

Zu beachten: Meldestellen dürfen ab 2024 keinen Online-Folgeantrag für Ihr Meldestellen-Zertifikat stellen, sondern müssen stets einen neuen Zertifizierungsantrag mit Registrierung stellen und dazu die Eigenerklärung wieder mit abgeben. Die Eigenerklärungen für Meldestellen sollen über das Uploadportal an das Trust Center übermittelt werden. Das Uploadportal erreichen Sie auf der Seite https://www.itsg-trust.de/zap/upload-self-declaration.

Die Vorgaben wurden durch die SV-Träger im Rahmen der Gemeinsamen Grundsätze Technik geschaffen und sind nach deren Aussage ausreichend. Weitere Informationen finden Sie auf der Web-Seite Seite des BSI im Dokument „Technische Richtlinie TR-03107-1 Elektronische Identitäten und Vertrauensdienste im E-Government“ unter der URL https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03107/TR-03107-1.pdf.

Wir haben nur das Mandat, die Eigenerklärungen entgegenzunehmen und zu verwalten, wir haben keinen Beratungsauftrag für die Ausgestaltung der erforderlichen Maßnahmen. Nach Abgabe Ihrer Eigenerklärung können Sie den Meldestellenstatus zu Ihrem aktuellen Zertifikat hier einsehen.

Wenn Sie Ihren Antrag stornieren oder Ihr Zertifikat sperren lassen möchten, können Sie dafür die folgenden Antragsvorlagen nutzen:

• Stornoanfrage (PDF)

• Antrag zur Sperrung eines Zertifikates (PDF)

Tipp: Lesen Sie auch unsere FAQ, um mehr Details zur Beantragung, Sperrung oder Stornierung zu erfahren.